Informační systém obvykle používá více lidí a každý z nich může mít jiné možnosti. Například ve školním informačním systému může žák vidět své známky a rozvrh, učitel může zadávat známky a administrátor může měnit nastavení celého systému. Proto informační systémy rozlišují uživatele, jejich role a oprávnění.
Uživatel je osoba, která informační systém používá. Aby systém poznal, kdo se k němu přihlašuje, má uživatel obvykle vytvořen uživatelský účet.
Účet může obsahovat například:
uživatelské jméno nebo e-mail,
heslo,
jméno a další údaje uživatele,
nastavení a preference,
přidělené role a oprávnění.
Při přihlášení systém ověřuje, zda uživatel skutečně zná přihlašovací údaje. Tomuto procesu říkáme autentizace neboli ověření identity.
Role – Uživatelům se často nepřidělují oprávnění jednotlivě, ale pomocí rolí. Role určuje, jakou pozici má uživatel v informačním systému a jaké činnosti obvykle potřebuje vykonávat.
Například ve školním systému můžeme mít role:
žák – prohlížení vlastních známek a rozvrhu,
učitel – zadávání a úprava známek,
vedení školy – přístup k údajům a přehledům školy,
administrátor – správa uživatelů a nastavení systému.
Oprávnění určují, co konkrétní uživatel nebo role smí v systému provádět.
Typickými oprávněními jsou například:
zobrazit údaje,
vytvořit nový záznam,
upravit záznam,
smazat záznam,
exportovat data,
spravovat uživatele,
měnit nastavení systému.
Důležitým pravidlem je princip nejmenších oprávnění. Uživatel by měl mít pouze taková oprávnění, která skutečně potřebuje ke své práci. Například běžný žák nepotřebuje mít oprávnění měnit účty ostatních žáků.
Bezpečnost – Informační systém musí chránit účty, data i samotný systém. K základním bezpečnostním opatřením patří silná a jedinečná hesla, vícefaktorové ověřování (MFA), pravidelné aktualizace, šifrování, zálohování a evidence činností uživatelů (logování).
Autentizace je proces ověření identity uživatele nebo zařízení, které se snaží získat přístup k systému, aplikaci nebo datům
Co uživatel zná (heslo, PIN)
Co uživatel má (hardwarový klíč, platební karta, čipová karta)
Čím uživatel je (biometrie jako otisk prstu nebo obličej)
Autorizace určuje, co smíte v systému dělat (vaše práva a přístupy), je to souhlas, schválení, umožnění přístupu či provedení konkrétní operace daným subjektem